Come fare riunioni efficaci ed efficienti!

Come fare riunioni efficaci ed efficienti!

Come fare riunioni efficaci ed efficienti!

Vi è mai capitato di rivivere in tempi diversi la medesima riunione? Vi è mai capitato di uscire da un incontro con un senso di frustrazione e con l’idea di aver perso tempo? 
E vi siete mai detti “…ma dall’ultima riunione cosa è cambiato?”
 

Fare riunioni produttive, efficaci ed efficienti non è automatico. Bisogna avere alcune attenzioni prima, durante e dopo il loro svolgimento.

Una riunione è un po’ come il marketing: se non genera un cambiamento è inutile.

Ecco alcuni spunti per renderle produttive, avendo in mente in particolare quelle sul territorio.

riunione con post-it

Prima della riunione: passi preparatori

Ecco dalla nostra esperienza in centinaia di progetti alcune accortezze per svolgere delle riunioni che portino a un risultato nei tempi prestabiliti. Una premessa: l’incontro va fatto con autentico desiderio di confronto diretto. Se è solo per informare, salvo alcuni casi, ci sono altri altri mezzi opportuni, più rapidi ed efficienti.

In un incontro si fa per interagire con le persone, in tempo reale, una risorsa importante che va sfruttata al meglio! Le persone che partecipano devo sapere che possono avere un ruolo e un senso nello svolgimento del tema o del dibattito.

In particolare se si parla del futuro del territorio o di condividere una visione, un incontro pubblico ha senso se la comunità, ne è la protagonista. Un’altra premessa nella fase di preparazione: anche se l’incontro vuole stimolare e agevolare il confronto deve essere chiaro chi la convoca e chi la guida, ovvero chi avrà la responsabilità di usare al meglio tempo e risorse per l’obiettivo comune.

Tra gli elementi preparatori per una riunione che funziona vanno aggiunti:

  • chiarezza del tema da affrontare

  • definizione degli obiettivi

  • chiarezza dei ruoli.

Il tema deve essere esplicito, con un ordine del giorno coerente e chiaro. Eventuale materiale conoscitivo deve essere messo a disposizione con congruo anticipo.
Pure gli obiettivi dell’incontro devono essere molto chiari. 
Contribuire a definire un percorso verso il futuro della destinazione? Commentare un Piano? Raccogliere opinioni riguardo una ipotesi di lavoro? Obiettivi differenti che meritano tempi e tecniche adeguate.
 
A seconda del tipo di incontro possono esserci ruoli più o meno attivi da svolgere. 
Nella nostra esperienza di progettazione partecipata è positivo comunicare che si cercherà di avere il massimo contributo di tutti, usando quando opportuno specifiche tecniche di co-progettazione per raccogliere e sfruttare ogni contributo, proposta e critica.
Ci sono poi metodi specifici per rendere tutte le persone attive e coinvolte, anche chi usualmente non interviene e preferisce non essere in primo piano.
 

Durante la riunione: alcuni aspetti chiave

Durante lo svolgimenti degli incontri è opportuno che vi sia un ruolo guida, esplicito per tutti, che mantenga il focus sull’ordine del giorno e gestisca al meglio i tempi, soprattutto nei casi in cui ci siano momenti partecipativi, laboratori, focus group. 

Ci deve essere un orientamento alle soluzioni e ai risultati! Giusto mappare problemi e punti deboli, ma poi ci si deve concentrare sugli aspetti generativi e non su quelli bloccanti. Su come risolvere i problemi, non solo sull’elencarli!

Una fase particolare di alcuni incontri, dove guida e gestione sono fondamentali, sono quelli con una componente negoziale, quando alcune parti devono trovare un punto di incontro in uno spazio comune. In queste attività servono esperienza e tecniche specifiche, soprattutto quando la non convergenza non è una opzione.  

Importanti momenti negoziali si svolgono spesso su scelte classiche nel management e marketing di una destinazione. Investiamo nel prodotto o nella comunicazione? Quali tipologie di prodotto\servizio turistico sostenere?  Come mettere in priorità incentivi e progettualità?

 

Chiudere la riunione: risultati, responsabilità e prossimi passi

L’incontro deve chiudersi con un output specifico, una sintesi degli esiti e un  Piano di azione o almeno una definizione dei prossimi passi  da compiere, da diffondere opportunamente. Ove opportuno va fissato subito l’incontro o gli incontri successivi.

Una cosa ovvia che non viene spesso fatta è la mappatura delle responsabilità! Chi deve fare cosa, contro quando, con che modalità. Fenomeno tipico dei contesti poco generativi dove si tende a volte ad una inazione collettiva, in quanto l’azione spingerebbe a mutare consuetudini e ruoli e a mettersi in gioco. 

Senza questi primi output sarà più improbabile che lo sforzo poi nel medio periodo porti ad un impatto positivo, aspetto per noi determinante.

In alcuni casi è opportuno dedicare una parte del tempo a stimolare feedback sulla riunione  stessa, sulla capacità di cogliere gli obiettivi dati e su come si è utilizzato insieme il tempo. Stimolare, ascoltare e gestire i feedback è un aspetto fondamentale della crescita di una persona, di un’organizzazione o di un territorio.

Dopo la riunione: alcuni aspetti chiave

Dopo la riunione è decisivo – quando opportuno con il tipo di incontro – diffonderne gli esiti, condividendo risultati e decisioni. Spesso è opportuno definire modalità e tempistiche per accogliere ulteriori riflessioni e deduzioni. Nel caso di progettualità complesse dare voce ampia a contributi e feedback è sempre una opportunità per rendere più ricco e solido un progetto, accogliendo e orientando ogni opinione ed energia alla causa comune.  

Senza feedback non si cresce. Chi impedisce o scoraggia report, confronti e feedback non è realmente aperto al dialogo: non è interessato alla progettazione comune e a creare un valore aggiunto condiviso. Ha probabilmente – a prescindere dal ruolo- una serie di obiettivi propri e la fase di confronto è apparente. Non nascono così progetti capaci di cambiare il destino di un luogo o di una organizzazione.   

La fase di ascolto profondo ed interazione è necessaria, renderà ogni ulteriore passo del GANTT  più consapevole e consistente.

E se localmente hai avuto esperienze negative ecco in questo altro articolo alcune riflessioni sul perché spesso i progetti di marketing territoriale non hanno un impatto reale!

Riunioni trasformanti: due esempi concreti!

Queste sono indicazioni tanto semplici quanto importanti. Quante volte è capitato anche a te di rimpiangere di aver partecipato ad una riunione senza chiarezza ed ordine del giorno!

Certamente ci sono riunioni di tipi, dimensioni e contenuti diversi, ma in via generale sono spunti che funzionano. Sono tra le basi del nostro modo di lavorare. Pensiamo anche che con una sola riunione ben organizzata si possa avviare un cambiamento veramente importante!

Abbiamo due esempi concreti.

Con NICE2MEETYOU realizziamo un focus sull’accoglienza delle persone! Nel turismo il rapporto con noi stessi e con gli altri è decisivo. In un laboratorio di un giorno si può scoprire come liberare le migliori energie per essere accoglienti e sviluppare servizi e destinazioni migliori!

Con STARTING POINT creiamo un training esperienziale per amministratori e imprenditori turistici che in 1 sola giornata permette di:

  • individuare i veri problemi che fino ad oggi hanno impedito di avere successo al territorio
  • immaginare insieme la fotografia esatta di quello che può diventare la tua destinazione: più ricca, con maggiore qualità della vita, capace di valorizzare identità e risorse e crearne esperienze, abile nel promuoversi e nel vendersi sul mercato!
  • tracciare la prima road map per passare subito all’azione!

Porta la tua comunità a immaginare e creare il proprio il futuro nell’accoglienza e nel turismo! CONTATTACI! 

Photo by Austin Distel on Unsplash

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